Verwalterwechsel: der Ablauf in fünf Schritten

1. Bestellung und Vertrag prüfen

Die Bestellung einer Verwaltung und der Verwaltervertrag sind rechtlich voneinander zu unterscheiden. Prüfen Sie deshalb sowohl den Bestellungsbeschluss als auch den Vertrag. Die Bestellung einer Verwaltung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt. Nach Begründung des Wohnungseigentums ist die erste Bestellung auf höchstens drei Jahre begrenzt (§ 26 Abs. 2 WEG). Die Gemeinschaft kann die Verwaltung jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist dafür nicht erforderlich. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG). Bis dahin ist die vereinbarte Vergütung grundsätzlich weiter zu zahlen. Ein Blick in den Bestellungsbeschluss und den Vertrag zeigt, welche Laufzeiten und Fristen für Sie gelten.

2. Angebote einholen und vergleichen

Vor der Bestellung einer neuen Verwaltung sollten den Eigentümern mehrere Vergleichsangebote vorliegen, sonst ist der Beschluss in der Regel anfechtbar. Häufig übernimmt das der Verwaltungsbeirat oder engagierte Eigentümer. Vergleichen Sie nicht nur den Preis je Einheit, sondern auch:

• was in der Grundvergütung enthalten ist und welche Leistungen extra kosten,
• ob die Verwaltung zertifiziert ist (§ 26a WEG),
• wer Ihre Ansprechperson wird und wie gut sie erreichbar ist,
• ob die Jahresabrechnung für das Übergangsjahr im Angebot enthalten ist.

3. Beschluss in der Versammlung

Die Eigentümerversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit über die Abberufung der bisherigen und die Bestellung der neuen Verwaltung sowie über die Eckpunkte des Vertrags. Die Punkte müssen in der Einladung angekündigt sein, die Einladungsfrist beträgt in der Regel mindestens drei Wochen. Weigert sich die bisherige Verwaltung, die Versammlung einzuberufen, können das der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein dazu ermächtigter Eigentümer übernehmen (§ 24 Abs. 3 WEG). Den Vertrag mit der neuen Verwaltung unterschreibt für die Gemeinschaft der Beiratsvorsitzende. Gibt es keinen Beirat, bestimmt die Versammlung per Beschluss, wer unterschreibt (§ 9b Abs. 2 WEG).

4. Übergabe der Unterlagen

Die bisherige Verwaltung muss alle Unterlagen herausgeben, die sie für die Gemeinschaft geführt hat, und über ihre Tätigkeit Rechenschaft ablegen. Dazu zählen insbesondere:

• Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung und Versammlungsprotokolle
• Buchhaltung, Belege und Kontounterlagen
• Verträge mit Versorgern, Dienstleistern und Versicherungen
• Eigentümerliste, Schlüssel und technische Unterlagen
• Informationen zu laufenden Schäden, Rechtsstreitigkeiten, Aufträgen und Fristen

5. Start der neuen Verwaltung

Die Konten gehören der Gemeinschaft. Die neue Verwaltung lässt sich bei der Bank als verfügungsberechtigt eintragen, stellt bei Bedarf den Hausgeldeinzug um und informiert Dienstleister, Versorger und Versicherer. Ein Wechsel zum Jahresende kann organisatorisch sinnvoll sein, ist aber keine rechtliche Voraussetzung. Die Jahresabrechnung für das abgelaufene Jahr erstellt in diesem Fall in der Regel die neue Verwaltung auf Grundlage der übergebenen Buchhaltung.